🟦Boite à outils – Data Gouvernance

1. Les diagrammes de flux de données : sont comme une carte détaillée de l’autoroute de vos données. Ils montrent comment les informations se déplacent au sein de votre organisation, identifiant les points de vulnérabilité et les opportunités d’optimisation. Ils sont essentiels pour comprendre où les données sont stockées, qui y accède et comment elles sont utilisées.

Comment les utiliser ?
► Identification des flux : Commencez par identifier les sources de données, les destinations et les points de transformation. Chaque étape où les données sont manipulées doit être représentée.
► Cartographie des processus : Créez une représentation visuelle des processus de données pour identifier les goulots d’étranglement, les points de vulnérabilité et les inefficacités.
► Analyse des points de contrôle : Déterminez où des contrôles doivent être mis en place pour assurer la qualité et la sécurité des données.

A noter que : la cartographie des données n’est pas synonyme du diagramme des flux (DFD) car elle est plus axé sur le flux des données à travers un système particulier. La cartographie des données offre une vue d’ensemble plus large sur la gestion et la localisation des données dans toute l’organisation.


2. Cartographie des données : La cartographie des données est essentielle pour visualiser où les données sont stockées, comment elles circulent entre les systèmes, et qui en est responsable au sein de l’organisation. C’est un outil stratégique qui permet de s’assurer que toutes les données sont bien gérées, protégées, et conformes aux régulations telles que le RGPD et Solvabilité 2.

Comment les utiliser ?
► Identification des sources de données : Listez toutes les bases de données, systèmes, et fichiers où les données sont stockées au sein de l’organisation.
► Définition des flux de données : Documentez comment les données circulent entre les différents systèmes et services, en tenant compte des connexions et des échanges de données.
► Documentation des propriétaires de données : Assignez des responsables pour chaque ensemble de données, qui seront chargés de leur gestion et de leur sécurité.
► Mise à jour régulière : Établissez un processus pour maintenir la cartographie des données à jour au fur et à mesure que les systèmes évoluent ou que de nouvelles données sont introduites.

3. Check-lists de conformité : Ces check-lists sont vos guides de voyage pour une gouvernance des données sans faille. Elles vous aident à vous assurer que chaque étape de conformité est suivie à la lettre, et rien n’est oublié lors des audits
Comment les utiliser ?
► Élaboration des critères : Identifiez les exigences réglementaires pertinentes (comme RGPD) et les intégrer dans votre check-list.
► Vérification régulière : Utilisez la check-list pour des audits internes réguliers afin de vérifier que toutes les politiques et procédures sont respectées.
► Mise à jour continue : Ajustez la check-list en fonction des changements dans les lois et les réglementations.


4. Manuels de procédures : Ces documents détaillent toutes les politiques et procédures de gouvernance des données de votre entreprise. Accessibles à tous les employés, ils servent de référence pour comprendre comment gérer, utiliser et protéger les données au quotidien.

Comment les utiliser ?
► Création de politiques : Rédigez des politiques claires concernant la gestion des données, y compris la collecte, le stockage, l’accès et la suppression.
► Formation du personnel : Assurez-vous que tous les employés comprennent et suivent les procédures en organisant des sessions de formation régulières.
► Documentation et accessibilité : Mettez les manuels à disposition de tous les employés via un intranet ou un système de gestion des documents.


5. Matrices de responsabilité (RACI) : Les matrices RACI clarifient les rôles et responsabilités autour de la gouvernance des données. Elles indiquent qui est responsable, qui doit rendre compte, qui doit être consulté et qui doit être informé pour chaque activité.

Comment les utiliser ?
► Définition des rôles : Identifiez toutes les tâches liées à la gouvernance des données et les rôles associés.
► Création de la matrice : Assignez des responsabilités en utilisant le modèle RACI (Responsable, Accountable, Consulté, Informé) pour chaque tâche.
► Communication et validation : Partagez la matrice avec toutes les parties prenantes et validez les attributions de responsabilités.


Source : Stratec
6. Grilles d’évaluation de la qualité des données : Ces grilles sont des outils pour évaluer la qualité des données sur divers critères tels que l’exactitude, la cohérence et la complétude. Elles aident à identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Comment les utiliser ?
► Établissement des critères : Définissez les critères de qualité des données spécifiques à votre organisation (précision, complétude, actualité, etc.).
► Évaluation régulière : Utilisez les grilles pour évaluer régulièrement la qualité des données et identifier les domaines à améliorer.
► Mise en place d’actions correctives : Appliquez des actions correctives basées sur les résultats de l’évaluation pour améliorer la qualité des données.


7. Calendriers d’audit : Ces plans détaillent les audits internes et externes à réaliser régulièrement pour vérifier la conformité et la sécurité des données. Ils assurent que les audits sont réalisés de manière systématique.

Comment les utiliser ?
► Planification des audits : Établissez un calendrier détaillant les audits à réaliser, les dates et les responsables.
► Définition des critères d’audit : Identifiez les critères spécifiques à auditer, comme la sécurité des données, la conformité et la qualité.
► Documentation des résultats : Documentez les résultats de chaque audit et les actions correctives à entreprendre.
► Critères d’audit : Conformité réglementaire : Vérifiez que les pratiques de gestion des données sont conformes aux lois et réglementations.
► Qualité des données : Examinez la précision, la complétude et la cohérence des données.
► Processus de gestion des données : Analysez l’efficacité des processus de collecte, de stockage et d’utilisation des données.
► Sécurité des données : Évaluez les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données sensibles.

8. Plans de communication : Les plans de communication sont des stratégies pour informer régulièrement les parties prenantes des politiques de gouvernance des données, des changements et des incidents éventuels.

Comment les utiliser ?
► Définition des objectifs : Établissez des objectifs clairs pour la communication (sensibilisation, formation, mise à jour des politiques, etc.).
► Segmentation des audiences : Identifiez les différentes parties prenantes et leurs besoins en information.
► Choix des canaux de communication : Sélectionnez les canaux les plus appropriés pour chaque audience (emails, intranet, réunions, etc.).


9. Formulaires de gestion des accès : Utilisés pour documenter et approuver les accès aux données par différents utilisateurs, ces formulaires garantissent que seuls ceux qui en ont besoin y accèdent, renforçant ainsi la sécurité des informations sensibles.

Comment les utiliser ?
► Définition des niveaux d’accès : Déterminez les différents niveaux d’accès nécessaires en fonction des rôles des utilisateurs.
► Création de formulaires : Élaborez des formulaires pour demander, approuver et suivre les accès aux données.
► Suivi et révision : Effectuez un suivi régulier des accès accordés et révisez-les pour s’assurer qu’ils sont toujours nécessaires.


9. Enquêtes de satisfaction des données : Ces enquêtes recueillent des feedbacks des utilisateurs sur la qualité et l’accessibilité des données, aidant à identifier des domaines à améliorer et à assurer que les données répondent aux besoins des utilisateurs.

Comment les utiliser ?
► Élaboration des questions et analyse des résultats : Créez des questions ciblant la satisfaction des utilisateurs concernant la qualité, l’accès et l’utilisation des données. Ensuite analysez les réponses pour identifier les points forts et les domaines nécessitant des améliorations.

11. Guides de meilleures pratiques : Ces guides compilent les meilleures pratiques en matière de gouvernance des données, fournissant des conseils pratiques et des exemples concrets pour aider les entreprises à améliorer continuellement leurs processus.

Comment les utiliser ?
► Compilation des pratiques : Identifiez et documentez les meilleures pratiques issues de votre expérience et des standards de l’industrie.
► Formation et communication : Diffusez ces guides auprès de votre personnel pour les former aux meilleures pratiques.
► Évaluation continue : Mettez à jour régulièrement les guides en fonction des nouvelles connaissances et des retours d’expérience.